Política de Tratamiento
de Datos Personales

1. Objeto y marco legal

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por ICONIC SOUL S.A.S. (en adelante, "Iconic Soul"), en su calidad de responsable del tratamiento. Esta política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Iconic Soul es un estudio de fitness que ofrece clases de barre, mat pilates y metodologías de entrenamiento propias de la marca. La presente política aplica a la información personal recolectada a través del sitio web, formularios, comunicaciones, actividades comerciales, relaciones laborales y contractuales, y en las instalaciones de la compañía.

2. Datos que podrán ser tratados

De acuerdo con las actividades de Iconic Soul, se podrán tratar datos personales como nombre, correo electrónico y número de teléfono. Cuando resulte necesario para relaciones laborales, contractuales, comerciales, de seguridad o prestación de servicios, también podrán tratarse otros datos estrictamente necesarios para la finalidad correspondiente, previa observancia de los requisitos legales aplicables.

Iconic Soul procurará aplicar el principio de minimización y limitar la recolección a la información adecuada, pertinente y necesaria para las finalidades informadas.

3. Finalidades del tratamiento

• Registrar, identificar y contactar clientes, prospectos, usuarios, proveedores, empleados, contratistas y candidatos a procesos de selección.
• Gestionar inscripciones, reservas, clases, membresías, solicitudes, servicio al cliente y demás servicios ofrecidos por Iconic Soul.
• Ejecutar y administrar relaciones contractuales, comerciales, laborales y con proveedores, incluyendo facturación, cobros, pagos y obligaciones relacionadas.
• Enviar comunicaciones informativas, operativas, comerciales, publicitarias o promocionales por correo electrónico, SMS, WhatsApp, newsletter u otros canales autorizados, incluyendo novedades, eventos, promociones, nuevos servicios, recordatorios y contenido relacionado con Iconic Soul.
• Realizar mediciones de servicio, encuestas, análisis estadísticos, segmentación, estudios de comportamiento y actividades destinadas a mejorar la experiencia, los productos, servicios y comunicaciones de la compañía.
• Administrar el sitio web, formularios, bases de datos, herramientas tecnológicas, CRM, plataformas de mensajería, analítica y otros sistemas utilizados por Iconic Soul.
• Prevenir fraude, gestionar seguridad de la información, atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias.
• Gestionar procesos de selección, vinculación, administración y terminación de relaciones con empleados y contratistas, así como obligaciones laborales y de seguridad social cuando corresponda.
• Proteger a visitantes, clientes, empleados, contratistas, bienes e instalaciones, incluyendo registros de ingreso y sistemas de videovigilancia cuando se encuentren implementados y debidamente informados.

4. Autorización y comunicaciones comerciales

Salvo las excepciones previstas por la ley, el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por medios físicos, electrónicos, digitales, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan conservar prueba de la autorización.

Cuando el titular autorice comunicaciones comerciales, Iconic Soul podrá utilizar los datos de contacto para enviar información por distintos canales. El titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de comunicaciones promocionales o revocar la autorización para estas finalidades, sin afectar los tratamientos que deban mantenerse por una obligación legal o contractual.

5. Encargados, proveedores y transmisión de datos

Iconic Soul podrá suministrar o permitir el acceso a datos personales a proveedores y encargados que sean necesarios para su operación, tales como plataformas tecnológicas, alojamiento web, software de reservas, CRM, servicios de correo y mensajería, proveedores de pagos, contabilidad, servicios profesionales, analítica, publicidad y mercadeo, seguridad y otros prestadores que actúen por cuenta de Iconic Soul.

Cuando corresponda, Iconic Soul adoptará medidas contractuales y de seguridad razonables para exigir que dichos terceros traten la información conforme a instrucciones, finalidades autorizadas y la normativa aplicable. Los datos también podrán comunicarse cuando exista autorización del titular, obligación legal, orden de autoridad competente, operación societaria o alguna otra causal permitida por la ley.

6. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Por regla general, Iconic Soul no solicitará datos sensibles para el registro ordinario de clientes en sus formularios. Si en el futuro fuese necesario tratar información sensible —por ejemplo, información de salud relevante para la prestación segura de determinados servicios—, se informará su carácter facultativo y se solicitará la autorización previa, expresa e informada que corresponda. El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo los casos permitidos por la ley.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando sea permitido por la ley, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y obteniendo las autorizaciones que resulten exigibles.

7. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar, rectificar y acceder a sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos previstos por la normativa aplicable.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Iconic Soul, cuando corresponda.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o representantes legitimados podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud a iconicsoulstudio@gmail.com o presentándola en el domicilio de Iconic Soul. La solicitud deberá incluir, como mínimo, identificación suficiente del solicitante, descripción clara de la consulta o reclamo, datos de contacto y los documentos que resulten necesarios para acreditar la calidad en la que actúa.

Las consultas serán atendidas dentro de los plazos legales aplicables. Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento serán tramitados de acuerdo con los términos y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

9. Seguridad y conservación de la información

Iconic Soul adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción. La información será conservada durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

10. Videovigilancia y seguridad física

Las instalaciones de Iconic Soul podrán contar con mecanismos de seguridad, controles de acceso, registros de visitantes y/o sistemas de videovigilancia. Cuando se utilicen, la información recolectada tendrá como finalidad principal la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, la prevención e investigación de incidentes y, cuando sea procedente, su uso como elemento probatorio ante autoridades o en procesos legales. La existencia de videovigilancia será informada mediante los avisos correspondientes.

11. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir de su publicación. Iconic Soul podrá modificarla cuando sea necesario por cambios legales, regulatorios, operativos o internos. Los cambios sustanciales serán informados por medios razonables, incluyendo el sitio web theiconicsoul.com o los datos de contacto suministrados por los titulares, cuando corresponda.

Aviso de privacidad

Iconic Soul recolecta y trata datos personales para gestionar sus servicios de fitness, reservas, clases, membresías y relaciones comerciales; atender solicitudes; administrar relaciones con clientes, proveedores, empleados, contratistas y candidatos; enviar comunicaciones informativas y promocionales por medios como correo electrónico, SMS, WhatsApp y newsletter; realizar análisis y mejoras del servicio; operar herramientas tecnológicas; cumplir obligaciones legales; y proteger la seguridad de las personas, bienes e instalaciones.

El titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y acceder a sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre su uso; presentar consultas y reclamos; y, cuando proceda, solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización.

Para ejercer estos derechos puede escribir a iconicsoulstudio@gmail.com o dirigirse al domicilio indicado. En caso de que se soliciten datos sensibles, el titular será informado de su carácter facultativo y podrá negarse a autorizar su tratamiento, salvo las excepciones legales aplicables.